Rilascio di dati e documenti da parte della Pubblica Amministrazione: è gratuito oppure no?

Il rilascio di dati e documenti ad opera della Pubblica Amministrazione può comportare un costo a carico del richiedente, oppure no? Cerchiamo di rispondere a questa domanda in maniera dettagliata.

Ottenere dati e documenti è un diritto del cittadino

Bisogna anzitutto premettere che ottenere il rilascio di dati e documenti da parte della Pubblica Amministrazione è un qualcosa di assolutamente possibile, anzi si tratta di un diritto del cittadino.

Uno dei principi su cui deve assolutamente fondarsi il modus operandi della Pubblica Amministrazione italiana è quello della trasparenza, ciò significa che dati, documenti e quant’altro possa riguardare il cittadino dev’essere reso pubblico ed agevolmente fruibile da chiunque.

Come si può ben immaginare, in tale ottica giocano un ruolo fondamentale i siti istituzionali delle varie amministrazioni, ed è sufficiente visitare il sito Internet di un qualsiasi ente pubblico per rendersi conto di come sia particolarmente ricco di notizie e di dati riguardanti gli aspetti più disparati.

La pubblicazione di tali informazioni nei siti istituzionali rappresenta, per gli enti pubblici, un obbligo da cui non possono sottrarsi, e la mancata pubblicazione di determinati dati è passibile di pesanti sanzioni proprio perché in simili casi verrebbe meno il principio di trasparenza, ovvero quello che viene informalmente definito come principio della “Pubblica Amministrazione come casa di vetro”.

Accesso civico e accesso civico generalizzato

La consultazione delle informazioni che gli enti pubblici pubblicano sui loro siti web configura quello che viene definito accesso civico, è utile sottolineare che esiste anche un’altra variante di accesso a dati e informazioni detenuti dalla Pubblica Amministrazione, ovvero il cosiddetto accesso civico generalizzato.

L’accesso civico generalizzato consiste sostanzialmente nel richiedere alla Pubblica Amministrazione l’accesso a dati e documenti ulteriori rispetto a quello che possono essere visionati sul sito Internet istituzionale, ovvero quelli relativamente a cui vige l’obbligo di pubblicazione.

Anche questo tipo di accesso può essere effettuato da chiunque a condizione che venga dimostrato un interesse diretto, concreto e attuale in merito ad una determinata situazione soggettiva, per poterlo effettuare tuttavia è necessario rivolgere all’amministrazione d’interesse un’apposita richiesta.

Una richiesta di accesso civico può essere rifiutata solo in determinati casi, ovvero ad esempio laddove il rilascio di tali informazioni leda un interesse privato, ad esempio la tutela dei dati personali, la quale è oggi disciplinata dal Regolamento europeo denominato GDPR.

Chiarito il fatto che l’ottenimento di dati e informazioni da parte di una Pubblica Amministrazione è un diritto del cittadino, salvo per determinate tipologie di informazioni per cui l’ente ha diritto di respingere eventuali richieste, possiamo ora rispondere con piena cognizione di causa alla domanda di fondo.

L’ottenimento di dati e informazioni è gratuito?

In tutti i casi, dunque sia per l’accesso civico che per l’accesso civico generalizzato, non è previsto alcun costo a carico del cittadino; l’ottenimento delle informazioni, laddove possibile, è quindi completamente gratuito.

Va tuttavia sottolineato che in una circolare del Centro nazionale di competenza FOIA relativo all’omonima normativa (Freedom of Informaction Act), visionabile a questo link, nella sezione relativa al regime dei costi è specificato che la Pubblica Amministrazione coinvolta può richiedere all’interessato il pagamento di un rimborso per coprire le spese di riproduzione di dati e documenti su supporti materiali.

Cercando di configurare un caso pratico, se viene richiesto il rilascio di dati e documenti in modalità cartacea ad un ente pubblico, quest’ultimo potrebbe richiedere una piccola somma per coprire le spese sostenute, si pensi ad esempio alla carta su cui è eseguita la stampa, alle cartucce per stampanti o ad altri consumabili acquistabili da siti specializzati come LaMiaStampante.

L’eventuale somma richiesta, dunque, deve coprire solo e soltanto le spese sostenute per la riproduzione, e non può in nessun caso eccedervi.